Opbyg erfaringer via et pilotprojekt

Med hjælp fra Task Forcen har Helsingør Kommune og Forsyning Helsingør fået hjælp til at komme i gang med klimatilpasningsindsatsen i Helsingør bykerne. Et forprojekt med Task Forcen har givet kommunen et anlægsoverslag over gennemførelsen af pilotprojektet: ”Hestemøllestræde” samt gjort kommunen klogere på hvilke aktiviteter, der skal gennemføres frem til detailprojekteringen. Processen har samtidig vist de mange fordele ved at starte med et pilotprojekt på tværs af kommune og forsyning.

Helsingør Kommune ønsker, at der skal ske en generel udvikling af byrummet og en forbedring af fodgængernetværket i bykernen. Det vil de blandt andet opnå ved at etablere nye belægninger. Helsingør Kommune ønsker at finde overfladeløsninger, som kan integreres og bidrage til byrummet og samtidig håndtere de fremtidige nedbørsmængder. På baggrund af et tidligere forprojekt med Task Forcen (se: Klimatilpasning i et beskyttet kulturmiljø i Helsingør) er der blevet udarbejdet et anlægsoverslag og en procesplan for pilotprojektet Hestemøllestræde.

I procesplanen er der bl.a. arbejdet med at beskrive hver aktivitets afhængighed af output/beslutninger fra øvrige aktiviteter i forhold til dens igangsættelse, samt hvem der har svar for aktivitetens udførelse.

I februar 2018 tog kommunen kontakt til Task Forcen for at få hjælp til at få sat skub i pilotprojektet: Hestemøllestræde. I fællesskab med kommunen og Forsyning Helsingørs spildevandstekniske område blev rammerne for projektet fastlagt og i marts 2018 blev det sat i gang.

I denne opgaveløsning har de øvrige forsyningsarter ikke været inddraget.

Anlægsoverslag: Hvad koster det og hvem kan betale for hvad?

Helsingør Kommune og Forsyning Helsingør havde brug for at få et anlægsoverslag for pilotprojektet Hestemøllestræde til at kunne sætte projektet på dagsordenen for de kommende budgetforhandlinger.

Der er udarbejdet et groft overslag over udgifter til klimatilpasning, skybrudssikring og anlæg af ny belægning i Hestemøllestræde. Anlægsoverslaget er udarbejdet, før der er truffet beslutning om endelig udformning af belægning mv., og derfor er der arbejdet ud fra en worst case-situation. Derudover beskriver anlægsoverslaget de forudsætninger, rammer og øvrige opmærksomhedspunkter, der er opsat eller indhentet i forbindelse med beregning af anlægsoverslag for Hestemøllestræde.

Anlægsoverslaget opsummerer ligeledes en fordelingsnøgle mellem Helsingør Kommune og Forsyning Helsingør, hvilket har været meget nyttigt for begge parter. Særligt for forsyningen, da projektet vil kræve omlægning af flere af forsyningens ledninger (spildevand, vand, el og varme). Forsyningen fortæller, at overslaget har givet en overskuelig screening af det kommende ledningsarbejde, så forsyningen ikke kommer til at møde nogen overraskelser. Anlægsoverslaget har også gjort det muligt, at forsyningen har kunnet lave en oversigt over ledningsinvesteringer.

Der er kun udarbejdet ét anlægsoverslag, som dækker både en 20- og 50-års-hændelse. Det skyldes, at

  • Profilet og belægningen i Hestemøllestræde udformes ens, uanset om der skal håndteres en 20-års eller 50-års-hændelse.
  • Alle øvrige omkostninger er ens for de to scenarier

Generelt er det vigtigt at bemærke, at anlægstidspunktet af klimatilpasningsprojekter har betydning for den endelige anlægsøkonomi.

Løsningerne på Hestemøllestræde vil aflaste kloakken fra dag ét, selvom det er første skridt i arbejdet mod at fremtidssikre Helsingør bykerne.

Kommunen ser en fordel i at projektet vil gøre gavn med det samme – også i forhold til at kunne formidle projektet overfor politikerne.

Samtidig påpeger kommunen, at der ikke bør bruges mere tid på et anlægsoverlag på dette niveau, da der udarbejdes et mere detaljeret overslag i anlægsprocessen.

Procesplan: Aktiviteter frem til detailprojektering

Det var vigtigt for både kommunen og forsyningen at have et fælles billede af processen frem til detailprojekteringen. Procesplanen har således fokus på at opliste og beskrive aktiviteter i forbindelse med klimatilpasning af Hestemøllestræde.

Aktiviteterne er oplistet i den rækkefølge de foreslås igangsat. Og procesplanen kommer rundt om alt – lige fra afklaring af intern organisation, risikoanalyse og kommunikationsplan til valg af sikring og løsning, tillæg til spildevandsplan, fredninger og LER m.v. Derudover er der for hver aktivitet en beskrivelse af aktivitetens indhold, varighed, hvornår den skal gennemføres, dens afhængighed af output/beslutninger fra øvrige aktiviteter samt hvem der har ansvar for aktivitetens udførelse (se leverance i højre spalte).

Kommunens projektgruppe understreger, at procesplanen har givet dem en fælles forståelse for projektets faser og er et godt værktøj til at sikre en god proces. Man nok altid vil være lidt famlende inden man har været igennem hele processen og gjort sig erfaringerne selv, og nogle af aktiviteterne vil der måske også blive rykket rundt på afhængig af det konkrete projekt.

Et vigtigt element i procesplanen er risikovurderingen, så projektledelsen gør sig de elementer klar, som eventuelt vil kunne give projektet benspænd eller forlænge projektperioden. Det kan være manglede data, inddragelse af interessenter m.v. Og så er det vigtigt at tænke i aktiviteter, der har fokus på at inddrage det politiske niveau.

Pilotprojekt skaber ringe i vandet på flere niveauer

Erfaringer til fremtidige projekter

Projektgruppen fortæller, at det er godt at starte med et pilotprojekt, så man kan gøre sig nogle erfaringer og dermed få elimineret usikkerheder. Det giver også en mulighed for at få kickstartet klimatilpasningsarbejdet og derigennem få modnet beslutningstagerne. At starte i det små med et pilotprojekt har været vejen til at komme i gang for kommunen.

Ved denne tilgang og ved at starte med et mindre og ”nemmere” projekt kan udfordringerne lettere løses, som de kommer, og gøre kommunen og forsyningen mere parate til de større og mere hydraulisk komplekse projekter. Både kommunen og forsyningen er enige om, at denne tilgang giver en mere robust proces på sigt.

Vidensopbygning i fællesskab

Helsingør Kommune og Forsyning Helsingør har begge været med i projektet fra start, selvom det var finansieret af kommunen. Det har været vigtigt, at vidensopbygningen er sket i fællesskab mellem kommune og forsyning. På den måde har de en fælles forståelse for projektet, og risikerer ikke, at den ene part bliver dybt involveret i projektet uden den anden.

Erfaringen fra projektet er også, at det har været godt at være bredt fagligt forankret. Det er en styrke for projektet, at der i projektgruppen sidder så mange forskellige fagligheder. Det giver også en helstøbt procesplan og forståelse for de andre faggrupper. Den samlede projektgruppe har fulgt projektet hele vejen. Det har givet en bedre proces end hvis de hver især var blevet inddraget efterhånden som den enkeltes faglighed skulle i spil.

Læring kan bringes i spil i andre projekter og sammenhænge – ikke bare klimatilpasning

Der er opnået flere erfaringer, som andre forvaltninger vil have gavn af at kende til. Det gælder blandt andet arbejdsmetoden og den måde projektgruppen har samarbejdet på tværs.

Det er vigtigt, at erfaringerne og resultaterne kommer ud at leve i kommunen og forsyningen, så vidensopbygningen ikke begrænses til projektgruppen. Projektets succes er også afhængig af, at det bliver fortalt, hvad der er opnået. Det giver en forståelse hos ledere og politikere af hvad et robust klimatilpasningsprojekt kræver, men også hvad det giver af merværdi.

Klimatilpasningsindsatsen kommer til at foregå i etaper og over en årrække. Indsatsen kommer til at fylde meget og vil være afhængig af samarbejde på tværs af forvaltningerne. Derfor er det også vigtigt at få formidlet projektet til dem, der arbejder med byen, for eksempel dem der hos Helsingør kommune hedder ”Bedre bylivsgruppe”.

Formidlingen af projektet og de opbyggede erfaringer skal målrettes efter målgruppen.

Samarbejdet med Task Force gav projektet flere vinkler

Ifølge projektgruppen er det værdifuldt at have Task Forcen med, fordi de kommer udefra og er en neutral part i projektet, som giver indspark til projektet og stiller kritiske spørgsmål. Det giver projekter flere faglige vinkler, når de kan bringe erfaringer fra andre projekter med ind i den konkrete proces. Det gør, at projektet bliver mere helstøbt.

Lasse Brun Bonne, projektleder, har været glad for samarbejdet:

”Task Forcens bistand sætter os i en situation, hvor vi tvinges til at genoverveje situationen, for de tekniske løsninger skal vi nok kunne finde. Det giver nogle spørgsmål, som gør, at man gør det anderledes. Man kommer dybere ind i projektet og får taget nogle andre diskussioner og får genovervejet beslutningerne. ”

Kommunen og forsyningen fortæller også, at det er dejligt, at Task Forcen skriver referater fra møderne, da det bidrager til en fremdrift i projektet og konkretiserer arbejdsopgaver og ansvarsfordeling.

Processen for et samarbejde med Task Forcen bidrager også ekstra til projektet, siger en af projektgruppens deltagere:

”Vi ville ikke have prioriteret at holde et afslutnings- og evalueringsmøde på grund af den travle hverdag, men det gør vi fordi Task Forcen er med i projektet. Det styrker den råde tråd i projektet og bidrager til at fastholde motivationen i projektet, da det synliggør resultatopnåelse og den opbyggede viden. ”

Hvad er næste skridt?

På baggrund af anlægsoverslaget og kommunens og forsyningens fælles indsats ligger der nu en budgetforhandling hos både Helsingør Kommune og Forsyning Helsingør. I den skal det også afklares, hvordan den endelige økonomiske fordelingsnøgle skal være mellem parterne.

Sideløbende arbejder kommunen på at få udbudt detailprojekteringen og anlæg af Hestemøllestræde, således med en forventning om, at projekteringen kan påbegyndes inden udgangen af 2018.

Projektinfo

Fakta

Projektejer: Helsingør Kommune

Kontaktperson: Lasse Brun Bonne

Leverancer:

Hvorfor gik Task Forcen ind i projektet

Der er efterspørgsel blandt kommuner og forsyninger på at gøre sig erfaringer med klimatilpasningsprojekter. Et pilotprojekt er en god måde at få opbygget viden og konkrete erfaringer, som fremtidige projekter og medarbejdere kan nyde godt af. Task Forcen er gået ind i projektet for at bidrage til og synliggøre, hvordan der kan arbejdes med at få kickstartet et pilotprojekt ved hjælp af et anlægsoverslag og en procesplan. De synliggør overfor både fagmedarbejdere, ledere og politikere, hvad det kræver af økonomi samt aktiviteter og myndighedsbehandling at gennemføre et klimatilpasningsprojekt.