Merværdi opstår i dialogen med borgerne

I Hvidovre Kommunalbestyrelses Strategi for Klimatilpasning 2014 står der blandt andet: ”Klimatilpasningen skal ske med inddragelse af borgere, brugere og andre interessenter i de enkelte lokalområder, samt at der lægges vægt på synergi, hvor klimatilpasning helst skal have flere formål eller udgøre en værdi i sig selv udover klimatilpasning”. Disse værdier var afsættet for udarbejdelsen af konkretiseringsplanen for området Strandøre, som er funderet i en innovativ borgerinddragelsesproces. Viden og erfaringer fra processen er opsamlet i en drejebog, således at de kan bringes videre til de øvrige 15 konkretiseringsplaner for Hvidovre Kommune.

Strandøre er et parcelhusområde med et alment boligselskab og består derudover af kolonihaver. Området omfatter desuden Kystagerparken, et rekreativt område med kyst ud mod Kalveboderne, der benyttes af borgere, skoler og organisationer i Hvidovre.

Strandøre ligger lavt, vejene ligger generelt højere end grundene, S-banen virker som dæmning, Kystagerparken er opfyld og ligger højere end indlandet. Alt i alt ligger boligområdet som en art badekar uden naturligt afløb mod kysten. Strandøre er udpeget som et risikoområde og grundet udfordringerne i Strandøre, har Hvidovre Kommune valgt at påbegynde arbejdet med konkretiseringsplanerne i dette område.

Borgerinddragelsesprocessens mangeartede aktiviteter har givet projektet konkrete løsningsforslag til håndtering af regn og skybrud – og ikke mindst et engagement blandt både borgerne, projektgruppen og politikere til at gå videre med klimatilpasningsindsatsen.

Hvidovre Kommune henvendte sig til Task Forcen, da de havde brug for hjælp til at få udarbejdet en konkretiseringsplan, som kunne redegøre for de konkrete udfordringer i Strandøre og hvordan de kunne imødekommes via konkrete tiltag. Derudover var ønsket, at udarbejdelsen af planen skulle ske i samarbejde med borgerne, for at skabe et ejerskab til projektet fra start og fordi løsningerne i høj grad skal findes på privat grund. Projektet og erfaringerne med processen skulle desuden danne grundlag for de kommende projekter.

Hvad er udfordringerne i Strandøre?

Indledningsvist blev det hydrauliske datagrundlag lagt fast for at have et detaljeret udgangspunkt at diskutere løsninger med borgerne ud fra. En kombination af MIKE FLOOD og ScalgoLive er brugt til at vurdere, om der ved forskellige regnhændelser er en reel risiko for oversvømmelser af Strandøre, samt hvor vandet vil løbe og samle sig.

Det gav et opdateret kortgrundlag, som var et velfungerende dialogværktøj mellem borgerne og projektgruppen på bl.a. gummistøvleturen, og bidrog til at konkretisere arbejdsområderne i Strandøre.

Oversigtskort fra Konkretiseringsplanen.

Borgerinddragelse: Kernen i projektet blev også frugten af projektet

En grundig og tidlig borgerinddragelse betaler sig! – det ved vi, men hvordan skaber vi en proces, så inddragelsen giver projektet værdi? I dette projekt var det vigtigt at få borgerne med ombord, da de er en del af løsningen. Kommunen arbejder ud fra en tankegang om, at borgerne indgår i et skæbnefællesskab om vandhåndtering – hvis alle bidrager og tilbageholder lidt, løber vandet ved store hændelser ikke ind på privat grund og skaber ødelæggelser for de få, der bor på et uheldigt sted.

Her er et indblik i processen med borgerne i Strandøre, der skabte engagement og fællesskab og løsningsforslag, der: løser problemet med regnvand, skaber nye mødesteder, rekreative områder og en bedre trafiksikkerhed i Strandøre.

På gummistøvletur rundt i projektområdet

Som første led i inddragelsesprocessen blev alle borgere og interessenter inviteret på en gummistøvletur i området. Gummistøvler refererer til vand og regnvand og symboliserer hygge og fællesskab. Netop de kvaliteter ønskede projektet at fremhæve, og derfor blev gummistøvletur overskriften på første aktivitet.

Gummistøvleturen skulle identificere de oplevede erfaringer med oversvømmelse hos borgerne og udpege udfordringerne i Strandøre og indlede en dialog om, hvad man kan gøre ved dem. Til inspiration var der to steder undervejs på turen indlagt en kort historiefortælling om områdets tilblivelse, og for at gøre det attraktivt for familier at deltage var der lavet små vand-aktiviteter for børnene.

På dagen tilmeldte 16 borgere sig skybrudsgruppen, som skulle følge projektet tæt. Skybrudsgruppen deltog i en idéudviklingsworkshop og kom til at danne grundlag for konkretiseringsplanen. Deltagerne fremlagde også senere i projektet deres idéer på et åbent borgermøde i kvarteret.

Mange interesserede Hvidovre-borgere mødte op på gummistøvleturen. Foto: Hvidovre Kommune

Det viste sig, at turen kom til at betyde mere for projektet end forudsat. Den bidrog til:

  • en fælles referenceramme for projektet blandt både borgere, kommunen og rådgiver
  • en identifikation af et ønske om et fælles samlingssted for borgerne. Det viste sig, at borgerne havde stor interesse i at renovere den gamle danseestrade, som på nuværende tidspunkt er et faldefærdigt hus, som projektgruppen ikke som udgangspunkt havde set som en værdi.
  • at karakterisere arbejdsområder i projektområdet, herunder:
    • Havedalen, som omfatter udfordringer på private matrikler,
    • Rabatten som vand på veje og rabatter og
    • Papegøjestien, som er et område med boligselskaber og et grønt strøg.
      Disse blev gennemgående arbejdsområder for konkretiseringsplanen og de karakteriserede områder bidrog også til udvælgelsen af løsninger, der skulle vises på studieturen.

Studietur i klimatilpasning

Formålet med en studietur var at give skybrudsgruppen inspiration og viden om, hvordan man har sikret andre områder imod regn og skybrud med lignede udfordringer som i Strandøre. Det var vigtigt for den videre proces, at gruppen havde set fysiske klimatilpasningsløsninger og turen gjorde, at projektgruppen fik mulighed for at snakke mere uformelt med borgere og deres konkrete oplevelser med oversvømmelser.

Hvis Hvidovre Kommune vil gentage succesen med en studietur, vil der blive kigget på mulighederne for, at der også er borgere, der kan fortælle om klimatilpasningsløsningerne, så der kommer en borger til borger-dialog.

Skybrudsgruppen trækker i arbejdstøjet

Skybrudsgruppen mødtes en hel dag for at bidrage til udviklingen af idéer og løsninger for de fem arbejdsområder i Strandøre. Ved hjælp af gruppearbejde faciliteret af rådgiver blev der åbnet for en god dialog og der kom løsninger frem på tværs af områderne. Idéen med at føre Kystagerparkens biotoper og natur op i den grønne kile ved Papegøjen og omvendt at føre vandet ned mod Kystagerparken blev for eksempel til her.

Skybrudsgruppen skitserer forslag. Foto: Hvidovre Kommune

Præsentation af idéer på et åbent møde

Borgmesteren åbnede mødet, hvor mere end 50 beboere og interessenter var mødt op for at høre skybrudsgruppens oplæg. Det, at skybrudsgruppen selv præsenterede deres idéer til løsninger for Strandøre, gav en helt anden troværdighed end hvis det havde været kommunen eller rådgiver. Det resulterede i en bred accept af resultaterne og projektet som helhed.

På det åbne møde deltog flere politikere også og på den måde blev der skabt en kompetenceoverdragelse fra borgerne til politikerne i forhold til at bære projektet videre til dets næste faser. Det skabte også en god opmærksomhed i lokalpressen, hvor to af politikerne efterfølgende skrev læserbreve.

Borgmester i Hvidovre Kommune, Helle M. Adelborg byder velkommen til det åbne møde, hvor Skybrudsgruppen præsenterer deres arbejder for fremmødte borgere. Foto: Hvidovre Kommune

”Opskriften for succesen med inddragelsen af borgerne er fællesskab. Det handler om fællesskab og det er det lykkedes i projektet at skabe – kommunen kom til at indgå på lige fod med borgerne og alle har følt sig hørt og set i processen”, fortæller kommunen.

Konkretiseringsplan: Sammen sikrer vi Strandøre mod skybrud

Båret af borgernes input har rådgiver udarbejdet en konkretiseringsplan. Visionen er klar: Sammen sikrer vi strandøre mod skybrud. Sammen betyder, at beboere i området og Hvidovre Kommune:

  • ser problemer og udfordringer sammen
  • løser dem sammen
  • arbejder videre med dem sammen og hver især

Sammen betyder også, at hver interessent giver sit lille bidrag til at hindre oversvømmelser af egne matrikler – og dermed også af naboens og af hele Strandøre. Interessenterne har givet hinanden håndslag på, at de fremover vil tænke skybrudssikring ind i alle små og store anlægsprojekter. Altså tænke på, hvordan de hjælper vandet med at løbe de rigtige steder hen.

I konkretiseringsplanen er det hydrauliske grundlag og hele forløbet med borgerinddragelsen beskrevet, før en gennemgang af de endelige løsningsforslag. Hvert af de udpegede områders naturmæssige karakteristika og nuværende brug bliver beskrevet, hvorpå tilhørende idéskitser og løsningsforslag bliver præsenteret.

Den sidste del af konkretiseringsplanen er en gennemgang af muligheder for at implementere løsningerne, hvilke overvejelser man bør gøre sig, før man starter et projekt, og mulige finansieringsmodeller.

Gå selv på opdagelse i Konkretiseringplanen her >

Drejebog med erfaringer skal komme næste projekt til gavn

Alle de gode og opbyggelige erfaringer fra projektet er sammenfattet i en drejebog, som skal lette arbejdet for projektledere, så der ligger en ”manual” for gennemførelse af de resterende konkretiseringsplaner i Hvidovre Kommune. Drejebogen er forsynet med en læsevejledning, der gør dens indhold overskueligt, og hjælper læseren på vej til at finde de mest interessante afsnit alt efter om man har åbnet drejebogen for at få et hurtigt overblik, eller om man skal i gang med at arbejde med inddragelse og ønsker gode råd til det. Derudover indeholder den eksempler på invitationer, tilmeldingsskemaer m.v. samt To Do-lister for planlægningen af borgerinddragelsen, som kan genbruges som skabeloner til fremtidige processer eller blot som inspirationsmateriale.

Illustration af processen for borgerinddragelse fra Drejebogen.

Drejebogen er skrevet med henblik på projektledere i Hvidovre Kommune, men langt de fleste af de erfaringer projektgruppen har gjort sig i Strandøre-projektet kan overføres til andre kommuner.

Læs drejebogen i sin helhed her >

Projektet giver kommunen læring til den interne proces

Hvidovre Kommune har haft stort fokus på at lære af den første konkretiseringsplan og har derfor suppleret drejebogen med indsamling af læringspunkter fra projektgruppen om den interne proces. Her bliver der bl.a. peget på, at det er vigtigt, at den interne organisation er klar og har de tilstrækkelige ressourcer. Kommunen har nu gjort sig nogle erfaringer om, hvad tværfaglige projekter kræver, og så er det vigtigt fra start at have afstemt mål og ambitioner med tilgængelige ressourcer.

”Det har været spændende at indsamle læringspunkter fra processen blandt projektgruppen, for der får projektet en kvalitativ evaluering af, hvad der gik godt og hvad kunne gøres bedre næste gang. Og det er god måde at få feedback på fra alle i projektgruppen og vigtigt, når dette er første skridt i udarbejdelsen af konkretiseringsplanerne”, fortæller kommunen.

Et af læringspunkterne pegede også på, at det vil være en fordel at have en intern kommunikationsfaglig person tilknyttet projektet. Det gælder både i forhold til den interne og eksterne formidling, som er et vigtigt element for at opnå et succesfuldt klimatilpasningsprojekt med stor borgerinddragelse.

Kommunen er også blevet opmærksom på, at det til næste gang er en god idé at lave en SWOT-analyse over potentielle risici i forhold til projektet (interessenter, manglende data m.v.), så eventuelle risici synliggøres og der er taget stilling til, hvordan de skal håndteres og af hvem.

Projektet har fået ekstra stor politisk interesse, fordi det har været et valgår. Flere af politikerne bor i Strandøre og de har virkelig engageret sig i projektet og har skabt god omtale af projektet i flere medier. Det har givet projektet en ekstra dimension i forhold til den interne proces, men har samtidig bidraget til en styrket interesse for at rykke på klimatilpasningsfronten.

Task Forcens sparring og skabeloner hjalp projektet i mål

Hvidovre Kommune har ikke før gennemført en lignede borgerinddragelsesproces og har haft en stejl læringskurve. Kommunen har derfor haft et stort udbytte af, at Task Forcen har kunnet bidrage med erfaring i denne type af projekter. Kommunen fortæller, at Task Forcens bistand undervejs i hele projektet har været med til at gøre det til et succesfuldt projekt.

Janne Sommer, miljømedarbejder og projektleder, udtaler:

”Jeg har haft stor glæde af løbende sparring med Task Forcen – både når det gik godt og når der opstod udfordringer. Det har lært mig meget om proces og hvor vigtigt en kommunikationsplan er for disse projekter.”

Task Forcen har også bidraget indholdsmæssigt til konkretiseringsplanen, som har været med til at højne kvaliteten af produktet. Hvidovre Kommune har også sat stor pris på ”alt det lavpraktiske” i forhold til, at der er skabeloner til miniudbud, tilbudsevaluering, guide til kommunikationsplan, fastlagte møder på forhånd m.v. Det har skabt en rød tråd i projektet og kommunen vil genbruge nogle af skabelonerne til egne fremtidige projekter.

Og så har det ifølge kommunen været sjovt! Godt samarbejde hele vejen rundt – med konstruktive møder.

Hvad er næste skridt?

Med udgangspunkt i konkretiseringsplanen skal der arbejdes videre med at komme nærmere en udmøntning af forslagene til løsningerne i Strandøre. Kommunen fortæller, at det er vigtigt at ”smede mens jernet er varmt”, så projektets næste faser gør gavn af den energi og engagement, der er skabt ude hos borgerne og internt i kommunen. Det opbyggede engagement og fællesskab i projektet kan vedligeholdes ved at bruge borgerne fra Strandøre-projektet aktivt i det kommende arbejde med de øvrige konkretiseringsplaner i forhold til at fortælle om deres proces og erfaringer til borgerne.

Det er vigtigt at indtænke en modningsproces hos borgerne i processen. Det er godt givet ud, at borgerne har tid til at debattere det med hinanden over hækken eller når de mødes til den daglige hundeluftningstur. En tidlig start giver også mulighed for projektgruppen at lægge kursen om, hvis det viser sig, at der er andre eller flere interessenter, der skal tages i betragtning end det først var antaget.

Samtidig skal kommunen påbegynde næstkommende konkretiseringsplan, som vil bygge oven på viden og erfaringerne fra processen i Strandøre. Et af læringspunkterne er, at kommunen i de kommende konkretiseringsplaner vil forsøge at komme endnu tættere på et dispositionsforslag, som kan fremlægges politisk. Samt at formidlingen i projektet skal struktureres af en kommunikationsplan, da den er et vigtigt værktøj til at håndtere og styre formidlingen både internt og eksternt, når der arbejdes med tværgående projekter med mange interessenter.

Derudover er kommunen gået i gang med at skabe et hydraulisk overblik for hele kommunen i forhold til strømningsveje, opstuvningsområder og volumen m.v. Det vil give kommunen muligheden for at tilgå klimatilpasningsindsatsen mere strategisk, således at projektidéer kan holdes op imod det forbedrede datagrundlag og dermed foretage prioriteringer i de kommende konkretiseringsplaner. Det hydrauliske overblik vil også kunne bruges ved henvendelser fra boligselskaber om egne klimatilpasningsprojekter til at se, om det kan sammentænkes med kommunale initiativer og om projektet vil give den ønskede effekt.

Projektinfo

Fakta

Projektejer: Hvidovre Kommune

Kontaktperson: Janne Sommer Nielsen

Leverancer:

SWECO A/S for Hvidovre Kommune, januar 2018.

Strandøre-projektet er med i Klima100-udgivelsen

Sustainia og Realdania har samlet 100 gode klimarelaterede projekter rundt om i danske kommuner i udgivelsen Klima100. Strandøre-projektet har fået en plads blandt de 100 under overskriften: ”Lokale værdier omsat til grønne skybrudsløsninger”. Find udgivelsen her >

Hvorfor gik Task Forcen ind i projektet

Task Forcen er gået ind i projektet for at lære og formidle, hvordan en omfattende borgerinddragelsesproces kan gennemføres. Her inviteres borgerne helt ind og i den tidlige planlægning, for at være med til at udvikle og komme med forslag til løsninger i området. Vi oplever stor efterspørgsel på, hvordan borgerne kan inddrages og læringspunkterne fra processen er opsamlet og formidlet i en drejebog, som vil fungere som et konkret værktøj til kommunen og som inspirationsmateriale for andre kommuner.