Drejebog giver fælles retningslinjer for borgerinddragelse

Hvordan inddrages borgerne i klimatilpasningsprojekter, så det gavner projektets proces og endelige gennemførelse – også når projektets rammer er defineret på forhånd? Det giver dette projekt i Gentofte Kommune et svar på.

I løbet af dette borgerinddragelsesprojekt blev der gjort to hovederfaringer:

  1. Løbende kommunikation med borgerne, hvor der tales ind i deres hverdag med et sprog, de kan forstå, er vigtigt.
  2. Det er godt at begynde at identificere ildsjæle og andre relevante interessenter i projektområdet inden selve borgerinddragelsesprocessen. På den måde får projektet en viden om, hvad der optager borgerne og hvilken skepsis eller lignede, der kunne være for det kommende projekt.

Mosegårdskvarteret i Gentofte Kommune er et overvejende parcelhusområde, der grænser op til Vangede bydelscenter og Nymosen, som er et naturområde med rekreative værdier.

Klimatilpasningsprojektets hovedgreb er at afhjælpe lokale oversvømmelser og opstigning af regnvand fra kloakker ved at opsamle regnvandet i nogle vejbede og at transportere regnvandet i render på vejarealerne til et nyt forsinkelsesbassin ved Nymosen. Det kan tilbageholde vandet, til der igen er kapacitet i kloakken, eller rense vejvandet inden overløb til Nymosen ved ekstremregn.

Gentofte Kommune og Novafos vil have aflastet kloakken ved afkobling af regnvand for at afhjælpe oversvømmelser på villaveje i Mosegårdskvarteret. Da der er flere lignende projekter i kommunens støbeske, tog de kontakt til Task Forcen med ønske om støtte til at bruge dette projekt som pilotprojekt. De ville derfor gerne have udarbejdet en drejebog for borgerinddragelse i klimatilpasningsprojekter, som kommunens projektledere i samarbejde med forsyningen kan få gavn af til fremtidige projekter.

En grundig modning af processen giver bedre resultater

Tidligt i forløbet og inden selve borgerinddragelsen tog projektlederen kontakt til grundejerforeninger og andre relevante interessenter for at informere og gå i dialog om projektet. Indledningsvist blev en 10-15 personer fra kvarteret telefoninterviewet. Interviewene gav viden om, hvad der optager borgerne i forhold til klimatilpasning, for at kvalificere indholdet i den fremadrettede borgerinddragelsesproces, så den blev relevant og interessant for borgerne at deltage i.

Begge tiltag var ressourcemæssigt og økonomisk billige at gennemføre for projektet og har tilsammen skabt kendskab til projektet ude blandt borgerne, som var værdifuld, da de sidenhen blev inviteret til at bidrage med deres viden og erfaringer. Og ikke mindst har det samlet lokalviden op, som var relevant for projektgruppen at kende. Projektgruppen omkring Mosegårdskvarteret lærte især, at det er værd at bruge tid på en grundig modning af borgerprocessen.

Definer mulighedsrum for borgernes indflydelse

Inden planlægning og gennemførelse af en borgerinddragelse er det vigtigt at klarlægge mulighedsrummet for borgernes indflydelse på projektet. Det har afgørende betydning for valg af inddragelsesaktiviteter og formidlingen om projektet. Det var en vigtig læring i projektet, da dette projekt var et medfinansieringsprojekt og derved var der allerede lagt nogle faste rammer for bl.a. projektøkonomien og afgræsningen af projektområdet. Derudover gjorde områdets fysiske karakter, at hovedgrebet i klimatilpasningsløsningerne var transport af regnvandet, da der ikke var mulighed for nedsivning. Disse forudsætninger satte rammerne for borgernes mulighed for at præge projektet.

Mulighedsrummet for indflydelse skal således defineres inden hver borgerinddragelse, så det er tydeligt for både projektgruppe og borgere, hvad der er til diskussion og hvad der ikke er.

Forskellige aktiviteter skaber forståelse og ejerskab til projektet

Synlighed i projektområdet med langborde, plancher og kaffevogn gav god dialog med borgerne og en opmærksomhed og interesse for de kommende aktiviteter for borgerne i projektområdet. Både kommune, forsyning og rådgiver deltog ved det uformelle arrangement, hvor nysgerrige borgere kunne komme og stille spørgsmål og få svar på det kommende projekt. Det blev også brugt til at reklamere for de planlagte møder og workshops. Denne synlighed og dialog i øjenhøjde var en stor succes.

Foto: COWI

I inddragelsesprocessen blev der gennemført tre borgeraktiviteter: et info- og dialogmøde, en workshop og en fernisering med præsentation af skitseforslaget til løsninger.

Til info- og dialogmødet præsenterede kommunen projektet og inviterede de fremmødte borgere til at dele deres viden om området gennem en række spørgsmål. Det gjorde projektgruppen klogere på områdets karakter og udpegede nogle lokale foreninger og aktører, der var relevante at inddrage.

Workshoppen lå nogle måneder efter infomødet og var tilrettelagt med to dialogstationer, hvor de fremmødte borgere blev bedt om at give deres input til de skitserede løsninger for projektområdet. Borgerne kunne ikke ønske andre løsningsmuligheder, men kunne komme med inputs såsom deres brug af Nymosen, behovet for parkeringspladser og i forhold til det æstetiske.

Foto: COWI

Inddragelsesprocessen blev afsluttet ved en fernisering med pindemadder og høje glas, hvor skitser på de løsninger, der bliver etableret, blev præsenteret. Her var der mulighed for at stille spørgsmål, og da flere borgere havde deltaget i alle tre aktiviteter, kunne de se deres input blive taget til efterretning.

Borgerne har været glade for processen og var positive overfor at blive inddraget så tidligt i projektet.

Plancherne er blevet en visuel ”rejsepakke”, der har turneret kommunen rundt. Det var ikke tænkt, at plancherne skulle bruges aktivt efter inddragelsesprocessen, men det har betydet meget, at kommunen har fået en rejsepakke, som kan hjælpe med at formidle projektet og hvordan løsningerne vil integreres i projektområdet.

Processen gav også projektgruppen nogle erfaringspunkter, hvor det er vigtigt at gennemføre følgende interne aktiviteter:

  • Afklar rollefordeling for møder og workshops mellem kommune og forsyning
  • Lav en dagsorden og et storyboard for præsentationen
  • Lav et opsamlingsdokument efter hver aktivitet, så der bliver fulgt op på erfaringer og aftaler
  • Hold et evaluerings- og fremdriftsmøde i projektgruppen

Gode erfaringer gør næste proces endnu bedre

Hvert projekt byder på nye udfordringer og gør os klogere, og for at sikre at læringen blev opsamlet og brugt, blev borgerne til hvert arrangement bedt om at udfylde et evalueringsskema, med spørgsmål til deres oplevelse af dagens aktivitet. En aktivitet der krævede få ressourcer i forhold til værdien af udbyttet. Det gav projektgruppen en fornemmelse af stemningen blandt borgerne – som ofte var mere positiv end hvad mavefornemmelsen sagde efter mødet. Samtidig var tilbagemeldingerne med til at målrette de efterfølgende aktiviteter.

Derudover er det vigtigt med en balance mellem visioner og reelle løsninger. I dette pilotprojekt var der nogle løsninger, der var defineret på forhånd – det var således ikke op til borgerne at tage stilling til, om projektet skulle gennemføres og det var kun i nogen grad muligt at få indflydelse på løsningerne. Det stiller krav til projektgruppen om at være klare i mælet, når det kommer til at formidle projektet og borgernes mulighed for indflydelse. Samtidig minimerer det risikoen for skuffede miner og uindfriede forventninger.

Kommunikation og information er alfa og omega

I et projekt som dette er det i det hele taget vigtigt, at der bliver kommunikeret og informeret løbende, hvilket mindsker risikoen for utilfredshed betragteligt. Erfaringen fra dette projekt var, at den kritiske skepsis, der var at spore blandt de fremmødte til det første møde, var forsvundet til det afsluttende borgermøde. Formidlingen har altså fungeret efter hensigten.

Det er vigtigt at tale et sprog, der kan forstås af alle – hverdagssprog er vejen frem i dialogen med borgerne. Det var den klare tilbagemelding på Gentofte Kommunes spørgeskemaundersøgelser. Jo flere tekniske udtryk, der bliver brugt, jo større risikerer distancen til borgerne at blive – og dermed kan borgernes skepsis også vokse. Tal og skriv derfor med hverdagssprog i kommunikation med borgerne. Dialogen med borgerne har bidraget til, at projektet ikke skal kæmpe med protester i forhold til at inddrage Nymosen i projektet og dermed grave der, fordi projektgruppen har fået snakket med borgerne om deres usikkerhed og skepsis for at placere et bassin.

Drejebog: Fælles retningslinjer for borgerinddragelse

Som et produkt af processen er der udarbejdet en drejebog for borgerinddragelse i klimatilpasningsprojekter. Der skal tages særlige forbehold og hensyn ved hvert projekt, men drejebogen lægger et niveau og giver en fælles forståelse for en proces for borgerinddragelse.

Drejebogen bør ikke bruges som en eksakt skabelon, men nærmere som inspiration, da omfang, antal og form for aktiviteter bør justeres i forhold til hvert enkelt projekt. Drejebogen er letlæst, rig på grafiske illustrationer og oversigter, bygget op om fire faser i processen omkring borgerinddragelse.

  • Fase 1: Planlægning og forankring af projekt (opstart af projekt)
  • Fase 2: Rekruttering og kommunikation (før borgerinddragelsen)
  • Fase 3: Inddragelse og udvikling af skitseforslag (under borgerinddragelsen)
  • Fase 4: Orientering og realisering (efter borgerinddragelsen)

De fire faser af borgerinddragelsesprocessen, som de er illustreret i drejebogen

Hver fase er beskrevet med en liste over opgaver, der bør udføres inddelt i hhv. interne og eksterne aktiviteter. Drejebogen er desuden løbende forsynet med hjælpelister over relevante erfaringer fra andre processer, fx ”Typiske motivationsfaktorer for at deltage i processen” og ”Typiske spørgsmål fra borgerne i forbindelse med klimaprojekter”.

I drejebogen er der forklaringer til de ord og begreber, der bliver brugt, og som det er vigtigt at have samme forståelse af, når man arbejder på et projekt – for eksempel hvad der ligger i begrebet merværdi.

Drejebogen kan printes, men fungerer bedst digitalt, da der løbende linkes til relevante dokumenter: skabeloner, eksempler på info-breve m.m., man får brug for i løbet af processen.

Udover at være en nyttig hjælp til projektledere, kan drejebogen også bruges til at forklare og vise, hvad der skal til af tid og ressourcer for at køre en god borgerinddragelsesproces. Det kan være nyttigt i resten af organisationen og på det politiske niveau.

Se hele drejebogen for borgerinddragelse i projekter med klimatilpasning her >

Foretrækker du at læse i dobbeltopslag, klik på drejebog for borgerinddragelse i projekter med klimatilpasning her >

Task Forcen har løftet både proces og produkt

Dette er et pilotprojekt og derfor har det været nødvendigt at finde frem til niveauet for borgerinddragelsen og her har Task Forcen været en stor hjælp med deres erfaring fra egne og andres projekter. De har stillet spørgsmål, som hjalp med at afklare, hvad der skulle gøres hvornår, og hvem der havde hvilket ansvar. Det var med til at holde projektet på sporet og sikrede fremdrift. Task Forcens inputs til drejebogen har også været værdifuld.

Kommunen fortæller, at drejebogen nok ikke var blevet udarbejdet, hvis ikke vi havde samarbejdet med KLIKOVAND. Det gav en anledning til at opsamle erfaringerne og det, at Task Forcen kan betale halvdelen gør, at det er nemmere at få gennemført og være et startskud til en række projekter af denne karakter.

Projektets status per efterår 2018

Drejebogen er nu godkendt i styregruppen, og vil indgå som grundlag for fremtidige borgerinddragelsesforløb ved klimaprojekter fremover. Erfaringer fra forløbet taler for, at organisationen omkring kommune og vandselskab kan styrkes yderligere, da det kræver tæt samarbejde på tværs for at indfange og styre kompleksiteten i klimatilpasningsprojekter. Ikke mindst internt mellem kommunens fagsektorer i udviklingsfasen, hvor snitflader skal aftales og myndighedsspørgsmål skal afklares. Der er derfor udarbejdet et kommissorium til nedsættelse af et klimateam, der skal sikre udvikling og fremdrift af fremtidige klimaprojekter vedrørende håndtering af regnvand på offentlige arealer.

De (mange) nødvendige myndighedstilladelser i forhold til miljø og trafik er blevet indhentet, og der er afholdt et anlægsudbud og efterfølgende opstart af byggeplads, så anlægsprocessen forventes afsluttet i løbet af 2019.

Kommunen har fokus på en fortsat god information til borgerne, hvor der orienteres løbende om projektets udvikling. Kommunen ønsker at fastholde det gode kommunikationsniveau i forbindelse med anlægsprojektet, og vil videreudvikle drejebogen til også at omfatte, hvordan den gode dialog fastholdes med borgerne efter en gennemført borgerinddragelsesproces – hvordan, hvad, hvor meget information skal de have? Der er indledningsvis inviteret til ”åben skurvogn”, hvor naboer og andre interesserede har fået mulighed for at møde holdet bag og kigge på anlægsarbejdet og få forklaret lidt om løsningerne.

Kommunen og forsyningen forventer, at der skal gennemføres 2-3 projekter om året af lignede karakter og derfor vil drejebogen og klimateamet gøre det nemmere at udnytte de muligheder der er, når forsyningen skal i gang med at udrulle deres plan om, i videst muligt omfang, at separere regnvand fra kloakken kommunen inden 2025.

Projektinfo

Fakta

Projektejer: Gentofte Kommune

Kontaktperson: Jakob Zabel

Leverance: Drejebog for borgerinddragelse. COWI A/S for Gentofte Kommune, januar 2018.

 

Hvorfor gik Task Forcen ind i projektet

Task Forcen er gået ind i projektet for at lære og formidle, hvordan en omfattende borgerinddragelsesproces kan gennemføres – også når der arbejdes med nogle faste projektrammer. Vi oplever stor efterspørgsel på, hvordan borgerne kan inddrages og læringspunkterne fra processen er opsamlet og formidlet i en drejebog, som er et konkret værktøj for kommunen og forsyningen, og kan i høj grad bruges som inspirationsmateriale for andre kommuner og forsyninger.