Interessentinddragelse: Hvem, hvornår og hvordan?

Et regnvandsprojekt i Grøndalsparken gav anledning for de fire involverede parter til at spørge: hvordan sikrer vi en god og konstruktiv proces for interessentinddragelse, hvor relevante aktører bliver hørt og deres input brugt. Task Forcen gik ind i projektet, og fik produceret en procesplan og et metodekatalog, som er lige til at anvende, også for andre projekter

Grøndalsparken ligger dels i Københavns, dels i Frederiksberg Kommune, og indgår i begge kommuners skybrudsplaner, og er en del af det store Harrestrup å-samarbejdsprojekt. Den fredede park er smal, og ligger for størstedelen af arealets vedkommende lavere end de omkringliggende områder, og skal fungere som forsinkelsesbassin for de tilhørende oplande og lede vandet videre til Harrestrup å. Der løber en S-togslinje gennem parken med flere stationer i parkens område, ligesom der er er kolonihaver, der grænser op til parken. Der er altså mange og forskellige brugere og interesser på spil i projektet.

Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune, Frederiksberg Forsyning og HOFOR er gået sammen i en firepartsaftale om at håndtere skybrudsvandet i Grøndalsparken. Borgerinddragelse og interessentanalysen er en del af projektet, som firepartssekretariatet har fået hjælp af Task Forcen til at håndtere.

Formålet var at udpege relevante interessenter, og ikke mindst at udarbejde en plan for at inddrage dem bedst muligt i processen.

Procesplanen og interessentinddragelsen blev udbudt i juni 2017 og afleveret i november samme år.

Hurtig ekspedition af et komplekst projekt

Projektet blev skudt i gang af et indledende møde med repræsentanter fra de fire parter (Københavns Kommune, HOFOR, Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Forsyning), rådgiver og Task Forcen.

Projektet fokuserer på en blå/grøn løsning af regnvandshåndtering og er særligt, fordi det går på tværs af kommunegrænser, og derfor har flere projektejere. Der er store institutionelle interesser i parken, ikke mindst fordi der løber en jernbane gennem området, hvilket bringer banestyrelsen i spil, og fordi parken er fredet, så Naturfredningsforeningen har en vigtig rolle. Samtidig er parken et grønt åndehul, der ligger mellem tætte byområder og har mange forskellige brugere.

Derfor var det som udgangspunkt målet at få kortlagt dens brugere, og siden deres behov. Rådgiver indledte derfor løsningen med feltobservationer i parken.

De identificerede interessenter blev på baggrund af interview inddelt i fem forskellige grupper alt efter deres niveau af interesse i Grøndalsparken:

  1. Projektgruppe
  2. Professionelle
  3. Forbund og organisationer
  4. Lokale foreninger
  5. Brugere & borgere

Hver gruppe blev placeret på en skala fra ’lokal’ til ’strategisk’, for at vurdere deres interesseniveau og den bedste måde at inddrage dem i processen på. For hver gruppe blev der således lagt en individuel plan for netop deres inddragelse i løbet af processen.

To produkter til gavn og glæde for fremtidens projekter

Projektet har mundet ud i to konkrete produkter, som kan overføres til andre projekter: en procesplan og et metodekatalog. De vil finde anvendelse, hvor der er mange og forskelligartede interessenter og hensyn, og hvor dialog, formidling og kommunikation er essentielt. Både klimatilpasningsprojekter og projekter af andre karakterer kan drage nytte af produkterne.

Kommunikation med og formidling til interessenterne er en vigtig del af inddragelsen. Der er derfor en kommunikationsplan indlejret i procesplanen.

Procesplan:

Procesplanen for interessentinddragelse i Grøndalsparken er udarbejdet med udgangspunkt i det konkrete projekt i Grøndalsparken, men kan appliceres på andre store anlægsprojekter, da den er bygget op omkring de faser, der typisk er i den slags projekter.

Procesplanen er en komplet guide til fremgangsmåde for interessentinddragelse. Den beskriver, hvordan man metodisk kan gå til værks med en identifikation og gruppering af forskellige typer interessenter, som beskrevet ovenfor. Ikke mindst indgår en beskrivelse af, hvordan og hvornår de hver især bedst håndteres i inddragelsen.

Den er letlæst med både læsevejledning, relevant baggrundsviden og mange korte afsnit. Planen er grafisk overskuelig, se her:

Se hele procesplanen her>.

Metodekatalog:

Metodekataloget der henvises til i procesplanen indeholder en grundig gennemgang af, hvornår i processen de forskellige interessenter bør inddrages, og konkrete metoder til at inddrage dem.

Til hver metode er der en grundig gennemgang af fremgangsmåde, et estimat af tidsforbruget og en huskeliste.

For eksempel bliver det foreslået, at forbund og organisationer i den indledende fase inviteres til et caféseminar med det formål at facilitere en idéudveksling mellem dem, som kan inddrages i den videre proces. På samme stadie bliver det foreslået, at brugere og borgere involveres via en parkvandring, som mere har karakter af orientering end egentlig inddragelse.

I gennemgangen af metoderne indgår også pragmatiske beskrivelser og råd. Til caféseminaret er det for eksempel beskrevet, hvordan deltagerne inddeles i mindre grupper, så det er muligt for alle at komme til orde, og at hvert bord skal forsynes med en bordvært som er en del af projektgruppen. Formålet med at have en bordvært er dels, at medlemmer af projektgruppen får førstehåndsadgang til interessenterne og deres input, dels at der bliver taget ansvar for diskussionens fremdrift, at alle ved bordet bidrager, og at de væsentligste pointer bliver skrevet ned.

Deltagerne i caféseminarets input indarbejdes i de konkrete forslag, som projektgruppen arbejder videre med. Ifølge procesplanen bliver det foreslået, at interessentgruppen ’forbund og organisationer’ sidenhen inviteres til interviewmøde, hvor de tager stilling til de forslag, som er blevet konkretiseret siden caféseminaret. Hvilken form og hvilken arbejdsindsats sådan en række interviewmøder bør have, er nøje beskrevet i kataloget.

Læsevejledningen og indholdsfortegnelsen til kataloget gør det nemt at få overblik over indholdet og navigere i det.

Se hele metodekataloget her>.

Task Forcen som sekretariat gjorde processen hurtig og effektiv

Task Forcen fungerede som sekretariat og praktisk anker. Task Forcen var også med i afklaringsprocessen og behjælpelig med at konkretisere opgaven.

”Vi var glade for at have Task Forcen med til at styre og strømline processen. Det har helt bestemt gjort, at projektet blev gennemført hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten,” konkluderer Lene Stolpe Meyer fra Frederiksberg Kommune om samarbejdet med Task Forcen.

Projektinfo

Fakta

Projektejer:
Frederiksberg Kommune og Københavns Kommune

Kontaktperson:
Lene Stolpe Meyer (Frederiksberg Kommune)

Leverance:
Procesplan og Metodekatalog, NIRAS A/S og Teknologirådet.

Hvorfor gik Task Forcen ind i projektet?

Der er mange projekter, der involverer borgere og andre interessenter, og det er ofte en udfordring, at få kortlagt hvilke interessenter der er. Særligt når der er interessenter af forskellige typer, som ikke skal håndteres ens. Derefter er det spørgsmålet, hvordan man håndterer inddragelsen bedst muligt for at opnå et godt resultat for enden af en smidig proces. Task Forcen gik ind i dette projekt for at løfte både kortlægning af interessenter og inddragelsesprocessen til et generelt niveau til gavn for andre projekter. Det har været hensigten at skabe et produkt, der kan anvendes ikke bare i dette projekt, men i andre projekter, der involverer borgere og andre interessenter.

Grøndalsparken på en sommerdag i 2017. Foto: Jan Burgdorf Nielsen