Det var et par af de spørgsmål, som de 40 deltagere fik svar på ved Hortens kursus om udbud af klimatilpasningsprojekter. KLIKOVAND havde taget initiativ til kurset, der blev holdt mandag den 29. maj.

Kursets 40 deltagere havde høje forventninger til dagen. Til dagligt arbejder de alle med klimatilpasning, så der er stor sandsynlighed for, at de har eller får brug for at vide mere om, hvordan de bedst byder opgaver ud til rådgivere eller entreprenører.

 

Marie Løvbjerd, Line Markert og Daniel Batistoti Cesar fra Horten indledte dagen med at gennemgå det udbudsretlige landskab for at slå fast, at vi hovedsageligt skulle fokusere på Udbudsloven, Tilbudsloven og i enkelte tilfælde Forsyningsvirksomhedsdirektivet.

 

Tærskelværdier

Marie og Daniel kom ind på de forskellige tærskelværdier, som definerer, hvornår en opgave skal i udbud. Nogle opgaver kan indeholde flere typer ydelser. Og da tærskelværdien afhænger af, hvilken slags ydelse der er tale om, skal man være skarp på, hvad der er hovedydelsen, fordi det er den, der er styrende for tærskelværdien.

Udbudsformer

Efterfølgende styrede Daniel os gennem de forskellige former for udbud, lige fra EU-udbud over offentligt udbud til konkurrencepræget dialog. Marie supplerede løbende, og Line kom med eksempler fra virkeligheden. Under udbudsformer kom Marie også ind på rammeaftaler med direkte tildeling og/eller miniudbud.

Milepæle og inddragelse

Line gennemgik et eksempel, hvor et stort og længerevarende projekt gik fra skitseprojekt over detailprojektering for til det endelige anlægsprojekt. I eksemplet skulle alle tre projektstadier udbydes, hvilket var en udfordring i forhold til eventuelt skift af rådgiver ved nyt udbud. Dertil kommer, at den tidligere rådgiver kan komme til at fremstå inhabile, når de byder ind på næste fase i projektet.

Her pointerede Line, at inhabilitet kunne undgås, hvis alt materiale fra tidligere projektstadier blev lagt frem i forbindelse med nyt udbud. Endvidere gjorde Line opmærksom på, at rådgiveren som udgangspunkt ejer bagvedliggende data til en rapport, hvis andet ikke er angivet i udbudsmaterialet.

Interne afklaringer

Mange klimatilpasningsprojekter bliver til i tæt samarbejde mellem kommune og vandselskab. Derfor er det yderst vigtigt at have en intern afklaring af spørgsmål vedrørende for eksempel økonomi, projektledelse og drift, inden man byder en opgave ud.

Igen kom Line med et godt eksempel fra virkeligheden, hvor partnerne ikke havde afklaret de centrale spørgsmål først. Det gjorde opgaven svær for både ordregivere og rådgivere, hvor sidstnævnte blev fanget i et krydspres mellem kommune og vandselskab. Line opfordrede til, at man fik afklaret så godt som alt, inden man udbød opgaven, og at det kun er én part, der har direkte kontakt til rådgiveren.

Markedsdialog

Da vi som ordregiver ikke ved alt om den optimale løsning, kan vi med fordel have en forudgående dialog med markedet, inden vi udbyder en opgave. Det kan være, vi ikke kender de nyeste måder at løse en opgave på. Det kan også være, at vi som ordregiver ikke selv har de fornødne kompetencer til at udføre den tekniske beskrivelse af opgaven.

Når vi inddrager markedet, er det afgørende, at vi fremlægger alt materiale, der er fremkommet i løbet af dialogen, så alle rådgivere stilles lige. Her påpegede Marie, at markedsdialogen bør foregå med flere rådgivere, at det ikke må give dem en konkurrencefordel, og at det endelige udbud ikke må favorisere én rådgiver.

Efter udbuddet

Daniel skitserede reglerne for, hvordan vi skal håndtere svar og overholde 6-dagsfristen før tilbudsfristen. Han gjorde opmærksom på, at det er kalenderdage og ikke arbejdsdage, der tæller. Endvidere opfordrede han til, at man satte god tid af op til fristen for spørgsmål, da rådgivere ofte kommer med spørgsmål i sidste øjeblik.

Efterfølgende tog Marie over og fortalte om evaluering og tildeling. Her fremhævede hun, at vi som ordregiver har pligt til at offentliggøre vores evalueringsmetode i udbudsbetingelserne.

Når vi er kommet frem til en vinder af udbuddet, skal vi underrette alle, der har budt ind. Her er det vigtigt, at vi altid oplyser den vindende tilbudsgivers pris. Det er dog ikke nødvendigt at oplyse eventuelle delpriser.

Marie sluttede af med kort at fortælle om standstill, og hvilken betydning det havde, hvis der kom klager over afgørelsen. Her gjorde Marie det klart, at en klage har opsættende virkning – altså går hele udbudsprocessen i stå.

 

Formiddagen blev afsluttet med sandwich og netværk i Hortens flotte omgivelser. Afslutningen gjorde det også muligt at tale med Marie og Daniel og få svar på et par konkrete spørgsmål.

Du kan se Hortens præsentation hér.